Datenschutzerklärung der Linzer Astronomischen Gemeinschaft

Stand 05/2018
 

Präambel

Für uns stellt der Schutz Ihrer persönlichen Daten ein besonderes Anliegen dar. Diese Datenschutzerklärung regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten und erläutert, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erfassen, speichern, verarbeiten, weitergeben und übermitteln, wenn Sie sich für die von uns zur Verfügung gestellten Dienste und Angebote interessieren oder diese nutzen. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf Grundlage der relevanten gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, TKG 2003, etc.)

1. Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind Daten, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare betroffene Person beziehen, wie z.B. Name, Anschrift, Telefonnummer etc.
Zum Abschluss bzw. zur Erfüllung Ihres Vertrages mit uns ist es erforderlich, dass Sie uns Ihre personenbezogenen Daten, die zur Vertragserfüllung notwendig sind, zur Verfügung stellen.
Wenn Sie uns Ihre Daten nicht geben möchten, werden wir den Abschluss des Vertrages in der Regel ablehnen müssen bzw. einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können. Darüber hinaus ist es zur Leistung des gewohnten Mitgliederservice notwendig, weitere Stammdaten von Ihnen zu erheben.

2. Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir erheben und verarbeiten folgende personenbezogene Daten:
  1. Stammdaten: wie z.B. Familien- und Vorname, bei Unternehmen Firmennamen oder geschäftsmäßige Bezeichnung, Anschrift und sonstige Kontaktinformationen (E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Informationen über Art und Inhalt des Vertragsverhältnisses/Mitgliedschaft.
  2. Zahlungsdaten: wie z.B. Bankverbindung, Zahlungsmodalitäten, Daten zur Verrechnung und Mitgliedsbeitragsverwaltung
  3. Servicedaten: wie z.B. Daten, die wir aus technischen Gründen benötigen, um Ihnen unsere Dienste zur Verfügung stellen zu können (z.B. MAC-Adressen, IP-Adressen).
  4. Sonstige personenbezogene Daten, die Sie uns oder Dritten mit Ihrem Einverständnis oder sonst zulässigerweise bei der Vertragsanbahnung oder während des Vertragsverhältnisses zur Verfügung stellen: Ausweisdaten, Geburtsdatum, Anrede, Unterschrift, Zeichnungs- bzw. Vertretungsbefugnis sowie Kennwörter; bei Unternehmen auch die Firmenbuchnummer und gegebenenfalls UID-Nummer; bei Vereinen die Vereinsregisternummer.
Die Rechtsgrundlage dafür ist das Vereinsgesetz, die Vereinsstatuten und individuelle Vereinbarungen und Verträge mit Betroffenen und Informationen im Zusammenhang mit der Verarbeitung von Daten aus überwiegenden Vereinsinteresse.
 

3. Zweck der Verarbeitung

Wir verwenden Ihre Daten nur in Übereinstimmung mit den jeweils anwendbaren gesetzlichen, regulatorischen und vertraglichen Bestimmungen sowie diese Datenschutzerklärung, um Ihnen die von Ihnen gewünschten Dienstleistungen und Services unseres Vereines anbieten zu können. Darüber hinausgehende Verarbeitungen Ihrer Daten nehmen wir nur mit Ihrer Einwilligung oder aufgrund eines überwiegend berechtigten Interesses unsererseits vor (z.B. Werbung/Marketing, Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Verbesserung des Mitgliederservice).

Wir verarbeiten Ihre Stamm-, Zahlungs-, Service-, und sonstigen personenbezogenen Daten zur Vertragsabwicklung inklusive Verrechnung, Rechnungslegung, Mitgliederverwaltung und Forderungsabwicklung bzw. zur Erbringung unserer Kommunikationsdienste und sonstigen Services (z.B. Sondersternführungen, Terminvereinbarung etc.).
Stamm- und sonstige personenbezogene Daten werden weiters für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erhoben (Mitgliedschaft). Ohne diese Daten können wir den Vertrag/Mitgliedschaft mit Ihnen nicht abschließen, da wir sonst die vertraglichen Verpflichtungen oder Verpflichtungen auf Grund unserer Vereinsstatuten nicht erfüllen können.

4. Weitergabe der Daten an Dritte / Übermittlung personenbezogener Daten

Ihre Daten werden verarbeitet, um das Vertragsverhältnis (Hauptsächlich aktive Mitgliedschaft) zu erfüllen. Dazu kann es erforderlich sein, Ihre Daten an Dritte (insbesondere Auftragsverarbeiter) weiterzugeben. Wenn Auftragsverarbeiter zur Unterstützung und zur Erfüllung der angestrebten Zwecke herangezogen werden, werden Ihre Daten nur an vorher sorgfältig ausgewählte und vertraglich verpflichtete Auftragsverarbeiter weitergegeben. Wir arbeiten nur mit Dritten, die geeignete technische und organisatorische Maßnahmen treffen, um den Schutz Ihrer Daten zu gewährleisten. Unternehmen, die für uns Wartungs- und Serviceleistungen durchführen und dadurch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erlangen könnten, sind vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet. Allerdings bleiben wir auch in diesem Fall für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich.
Wenn eine rechtliche Verpflichtung (z.B. TKG, StGB, StPO, etc.) besteht, müssen personenbezogene Daten an Behörden weitergegeben werden.

5. Speicherdauer personenbezogener Daten

Wir speichern personenbezogene Daten nicht unbegrenzt, sondern differenziert nach einzelnen Datenkategorien und nach Maßgabe sachlicher Kriterien: Zur Abwicklung des laufenden Vertragsverhältnisses/Mitgliedschaft, zur Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, zur Streitbeilegung und für die Durchsetzung unserer Verträge.

Wir bewahren personenbezogene Daten für längere Zeiträume auf, als es gesetzlich erforderlich ist, wenn dies in unserem rechtmäßigen Vereinsinteresse liegt und nicht gesetzlich verboten ist. Im Falle von Rechtsstreitigkeiten oder Schlichtungsverfahren müssen wir zudem Ihre Daten, welche für eine behördliche oder gerichtliche Abwicklung benötigt werden, solange aufbewahren bis die Angelegenheit rechtskräftig abgeschlossen ist.

Ihre Stamm-, Zahlungs- und sonstigen personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nach Beendigung des Vertragsverhältnisses (Mitgliedschaft) bzw. 7 Jahre nach Abwicklung aller aus dem Vertrag stammenden Ansprüche, spätestens jedoch nach Erlöschen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (insbesondere 207f BAO, 212 UGB etc.) gelöscht. Servicedaten werden grundsätzlich für den Zeitraum der Diensterbringung gespeichert.

Wir behalten uns das Recht vor, anstatt der Löschung eine Anonymisierung der Daten vorzunehmen. Bei der Anonymisierung der Daten werden die Daten derart verändert, dass diese Daten nicht mehr einer Person zugeordnet werden können. Dadurch entfällt die datenschutzrechtliche Löschverpflichtung.

6. Schutz personenbezogener Daten

Zur Sicherheit und zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten verwenden wir entsprechende Sicherheitstechnologien und -verfahren nach dem jeweiligen Stand der Technik und führt technische, physische oder administrative Sicherheitsmaßnahmen (z.B. Firewall, Datenverschlüsselung, Zugangs- und Zugriffsbeschränkungen etc.) durch. Dies erfolgt zum Schutz vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Weitergabe oder Änderung, Missbrauch oder unzulässiger Offenlegung Ihrer Daten.

7. Rechte betroffener Personen

Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu erhalten, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Ist dies der Fall, haben Sie das Recht auf Information über Ihre personenbezogenen Daten und weitere Informationen gemäß Art 15 DSGVO. Diese können Sie anfragen unter: Linzer Astronomische Gemeinschaft - Johannes Kepler - im OÖ. Volksbildungswerk
Sternwarteweg 5,
4020 Linz, Österreich
dsgvo@sternwarte.at

Im Zweifel können wir zusätzliche Informationen zur Bestätigung Ihrer Identität anfordern. Dies ist eine Maßnahme zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Des Weiteren haben Sie ein Recht auf Berichtigung und Löschung unrichtiger oder unvollständiger Daten, sowie das Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung, sofern dem keine gesetzlichen Gründe entgegenstehen.
Sie haben das Recht auf Datenübertragbarkeit, das heißt Sie können von uns verlangen, dass Sie Ihre automatisiert verarbeiteten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder an einen anderen astronomischen Verein übertragen werden.
Sie haben ebenso das Recht, eine erteilte Zustimmung zur Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre Daten entgegen der geltenden Rechtsvorschrift verarbeitet werden oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie bei der österreichischen Datenschutzbehörde oder bei der zuständigen Aufsichtsbehörde Beschwerde erheben.

Kontakt der zuständigen Aufsichtsbehörde:

Datenschutzbehörde
Wickenburggasse 8-10
1080 Wien
+43 1 52 152 - 2569
dsb@dsb.gv.at